Možno ste si neuvedomili, ako veľmi otálenie ovplyvňuje náš každodenný život. Štúdia z roku 2015, v ktorej sa odhaľuje, že Briti trávia štyri hodiny denne odkladaním úloh, ktoré je potrebné urobiť.
Táto tendencia odkladať to, čo by sme mohli robiť dnes, nás vedie z domu do našich pracovných miest, čo obmedzuje našu produktivitu a potenciál pre ďalší rozvoj. Nedostatok motivácie a blížiace sa termíny tiež spôsobujú stres v práci a môžeme skončiť nenávidením toho, čo sme kedysi považovali za našu vysnívanú prácu.
Ako teda prekonáme tento hlavný problém, ktorý stráca toľko času a bráni nám uspieť? Bude to trvať niekoľko mentálnych trikov, prípravu a dokonca trochu úplatkárstva, ale tu je 10 spôsobov, ako prestať otáľať v práci.
1. Vopred naplánujte svoj pracovný týždeň
Mapovanie úloh na nasledujúci týždeň je vynikajúci spôsob, ako byť ktokoľvek efektívnejší v práci, ale je obzvlášť užitočný, ak sa často ocitnete ohromení objemom práce a nie ste si istí, ako začať. Ak nevieme, ktorá úloha sa musí vyriešiť ako prvá, vedie k nerozhodnosti a otáľaniu a medzitým sa vaša schránka zaplní ešte viac.
Urobte si čas v pondelok ráno alebo dokonca v nedeľu večer doma, aby ste zhodnotili nadchádzajúce projekty a pravidelné povinnosti, ktoré každý týždeň venujete. Odhadnite, ako dlho bude trvať splnenie každej úlohy, ktoré úlohy sú časovo citlivejšie a ktoré správy si vyžadujú vstup od šéfa, ktorý sa do stredy nedostane. Pokúste sa rozložiť úlohy rovnomerne po celom týždni. Usporiadajte pomocou aplikácie kalendára alebo zapíšte plánovaný rozvrh do svojho denného plánovača.
Teraz, keď každé ráno sedíte za svojím stolom, už máte na to zoznam zvládnuteľných úloh. Znižuje to stres a pomáha vám začať ihneď.
2. Delegovať
Niekedy si pri plánovaní uvedomíte, že na to, aby jedna osoba pracovala, je toho skutočne veľa. Odkladatelia sú často perfekcionisti, a to niekedy znamená prevziať príliš veľa zodpovedností, pretože si myslíte, že nikto iný nemôže robiť svoju prácu správne. Stále sa zvyšujúce pracovné zaťaženie vyvoláva tieto ohromené pocity, čo vedie k väčšej prokrastinácii a potrebe dať viac hodín, aby sa všetko urobilo.
Týždenný nadčasový chaos s rovnováhou medzi pracovným a súkromným životom a môže spustiť začarovaný cyklus otáľania a preťaženia. Naučte sa nechať niektoré úlohy chodiť na stážistov, zamestnancov na čiastočný úväzok a dokonca aj na kolegu, ktorý si nebral na váhe. Akceptujte, že nemôžete ovládať všetko, a konzistujte sa s myšlienkou, že menšie pracovné zaťaženie znamená, že môžete venovať viac času a starostlivosti každej úlohe.
3. Eliminujte rozptýlenie
Odkladatelia milujú rozptýlenie. „Rýchla kontrola“ sociálnych médií, zhromažďovanie okolo kávovaru, aby klebety o tom, ako sa Bob v HR prepúšťa, prechádza sa pracovnými stránkami alebo osobnými e-mailovými správami - čokoľvek, čo odkladá zadávanie čísel rozpočtu za daný mesiac.
Každý potrebuje trochu dychu počas drvenia pracovného dňa, ale je to problém, keď vám tento pohľad na Twitter vedie dolu 25minútovou králičou dierou, ktorá číta všetkých 825 nahnevaných komentárov k propagovanému tweetu.
Pretože sa nemôžete spoliehať na sebakontrola, najlepším spôsobom, ako poraziť otáľanie, je zbaviť sa čo najväčšieho množstva rozptýlení vo vašom pracovnom priestore. Dajte svoj mobil na ticho, posielajte pracovné hovory do hlasovej schránky a deaktivujte stránky sociálnych médií vo vašom počítači.
Ak sa potrebujete zamerať na jednu časovo citlivú úlohu, zatvorte zvyšných 125 neprepojených kariet na obrazovke. Ak máte povolenie na prácu alebo zatvorte dvere svojej kancelárie, ak máte to šťastie, že ich máte, použite slúchadlá s potlačením hluku.
Práca v rušnej kancelárii môže znamenať, že nemôžete uzavrieť všetky možné rozptýlenia, ale čím viac znižujete tieto potenciálne plytvanie časom, tým lepšie sa budete môcť vyhnúť otáľkam a dokončiť svoju prácu.
4. Dajte si kratšie termíny
Väčšina obvyklých prokrastinátorov bude mať obľúbený príbeh o holení blízko termínu, ako je napríklad posúvanie osvetleného papiera pre deti napísaného skutočnou ceruzkou pod kancelárske dvere profesora o polnoci v deň splatnosti a stále dobré hodnotenie.
Tí, ktorí odkladajú problémy, majú motiváciu a keď im dáte tri mesiace na prácu, môžu im spôsobiť väčšie ťažkosti, ako ich požiadať, aby sa zajtra niečo obrátili - najmä ak vykonali svoju najlepšiu prácu, keď čelia kritickému termínu.
Ak to znie ako vy, mali by ste si nastaviť vlastné termíny. Ak si chcete do konca mesiaca nechať rezervovať všetky hotelové izby, dajte si radšej termín v polovici mesiaca. Označte ho v kalendári a nastavte pripomenutia. Zabráni sa tým samovolnému sabotovaniu ochrannej známky prokurátora, „mám dosť času“. Dajte si konkrétne ciele a kratšie termíny, v práci budete sústredení a produktívnejší.
5. Uprednostnite
Naučiť sa, ako určovať priority, je zručnosť v oblasti riadenia času, ktorú by mal každý zamestnanec ovládať, a nejde iba o organizovanie úloh podľa termínu. Mnoho pracovníkov odkladá činnosť kvôli nepríjemnej úlohe, ktorú nechcú riešiť, či už ide o agresívneho klienta, o vypracovanie komplikovanej správy alebo o niečo, čo podľa vás nie je zbytočne rušnou prácou.
Vyhýbanie sa týmto úlohám môže odštartovať kaskádu otáľania, ktorá vám zabráni v tom, aby ste dokončili ešte jednoduchšie časti svojej práce, pretože ste znepokojení prácou, ktorú nerobíte. Ak je to možné, urobte z týchto náročných projektov prioritu na zozname každého dňa. Ich odstránenie z cesty vás najprv zbaví obrovského bremena a uľahčí sa plavba po zvyšok dňa.
6. Rozdeľte projekt na menšie úlohy
Najlepším spôsobom, ako sa vyhnúť otáľaniu, je nájsť najjednoduchší možný spôsob, ako začať projekt. Plánovanie dňa v predstihu a prioritizácia pracovného zaťaženia sú spôsoby, ako rozdeliť týždne a potom dni na viac zvládnuteľných častí. Ak sa však stále venujete riešeniu svojho zoznamu úloh, budete musieť tieto úlohy ešte viac rozobrať.
Povedzte, že váš šéf chce, aby ste si pre ďalšie oddelenie objednali pre vaše oddelenie tričká spoločnosti. Zamyslite sa nad krokmi, ktoré podniknete na dosiahnutie tohto cieľa.
- Skontrolujte svoj rozpočet a zistite, koľko môžete minúť za košele.
- Porozprávajte sa so svojimi obvyklými predajcami a zistite možnosti tričiek, náklady a dátum dodania.
- Prieskumy verejnej mienky by sa mali týkať preferovaných rozmerov a dizajnu.
- Urobte konečné rozhodnutie a objednajte si košele.
Rozdeľte jednu úlohu na niekoľko krokov a stáva sa lepšie zvládnuteľnou. Prvý krok by nemal trvať príliš dlho a akonáhle ho dokončíte, už ste s týmto projektom hotoví 25%.
Podnikateľ a autor James Clear navrhuje použitie „dvojminútového pravidla“ na úlohy, ktoré je pre vás mimoriadne ťažké začať. Ak napríklad musíte skontrolovať 25-stranový prehľad, stanovte si malý cieľ, ktorým je prečítanie jednej stránky. Vaša myseľ akceptuje dvojminútové čítanie ako ľahkú úlohu a nespustí sa do režimu prokrastinácie. Po prečítaní tejto prvej stránky si však pravdepodobne prečítate viac. Je to len trik na mysli, aby si začal.
7. Získajte pomocníka
Ak chcete prestať odkladať v práci, možno budete musieť požiadať ostatných o pomoc. Posaďte sa s jedným alebo viacerými svojimi kolegami a požiadajte ich, aby s vami diskutovali o obzvlášť náročnej úlohe. Získanie ich vstupu vám môže poskytnúť motiváciu na začatie projektu a vaši spolupracovníci môžu mať riešenia, ktoré pomôžu prekonať to, čo sa zdalo ako neprekonateľné problémy.
Požiadať o pomoc pri úlohe je skvelý spôsob, ako poraziť otáľanie skôr, ako sa začne, ale zapojenie ďalších ľudí do procesu je tiež užitočné pri vytváraní zodpovednosti. Keď sa ich poradíte, začnú sa s vami kontrolovať, ako to bude fungovať. Ak sa na vás spoliehajú iní, budete viac inšpirovaní, aby ste ukázali pokrok.
Čerpať môžete aj z vonkajších zdrojov, ak sa lepšie venujete zodpovednosti, najmä ak ste na voľnej nohe alebo na diaľku a často pracujete sami. Priateľ alebo rodinný príslušník vás môže pravidelne kontaktovať a ponúka tak podporu, ako aj jemné potlesky, aby ste zostali na trati a vyhýbali sa odrastaniu.
8. Zmeňte svoje prostredie
Práca z domu ponúka inú skupinu rozptýlení, ktoré môžu ľahko viesť k otáľaniu. V okolí je ľahké pozorovať Netflix, hlupáka bielizne spôsobujúci vinu a pohodlnú posteľ v blízkosti zdriemnuť.
Jediným spôsobom, ako sa vyhnúť odkladaniu, je vziať svoju prácu do miestnej knižnice alebo dokonca do kaviarne. Zmena scény vám môže pomôcť sústrediť sa a niekedy môže inšpirovať aj novými nápadmi.
Môže byť zložitejšie zmeniť svoje prostredie pri tradičnom písaní, ale aj krátkodobý posun v umiestnení vám môže pomôcť stimulovať vašu kreativitu. Kačica do prázdnej konferenčnej miestnosti pracovať na pár hodín. Vydajte sa na prechádzku po budove na nejaké cvičenie a čerstvý vzduch.
Rozdelenie monotónie vášho okolia akýmkoľvek spôsobom vám môže pomôcť cítiť sa menej nuda a náchylní k rozptýleniu a otáľaniu.
9. Nastavte systém odmien
Podobne ako dieťa, ktoré dostane cookie za správanie sa v obchode s potravinami, môžete odmeniť svoje vlastné správanie ako stimul na dokončenie svojej práce. Dokonca aj niečo malé, ako napríklad prestávka na uchopenie občerstvenia z automatu, vám môže pomôcť motivovať, aby ste skôr splnili úlohu, než aby ste ju odkladali.
Udržujte odmeny proporcionálne. Čítanie tejto prvej strany správy by nemalo oprávňovať dvojhodinový obed v steakhouse.
Odmena nemusí byť niečo hmatateľné. Predstavte si úľavu od úzkosti a pochybností, keď budete hotoví s náročným pracovným projektom. Jednoducho si môžete predstaviť, aký skvelý pocit budete mať po dokončení náročnej úlohy, ktorá vám pomôže vyhnúť sa otáľaniu.
10. Nebuď na seba tak tvrdý
Kombinácia perfekcionizmu a strachu zo zlyhania môže niektorých ľudí ochromiť nekonečnou otroctvu. Ak knihu nikdy nedokončíte alebo nepredložíte tento návrh partnerom, nezlyháte. Žiaľ, neskúšať tiež znamená, že nebudete uspieť a odloženie požadovanej práce vás môže vyhodiť.
Môže to byť náročná lekcia, najmä pre kreatívnych pracovníkov a pracovníkov pracujúcich na základe provízií, ale snažte sa nezaložiť svoju vlastnú hodnotu na úspechu v práci. Je tu pre vás viac ako vaša práca a je dôležité si uvedomiť, že chyba v správe alebo prezentácii, ktorú kritizuje váš šéf, nie je koniec sveta.
Môžete sa snažiť robiť dobre, bez toho, aby ste na seba vyvíjali nereálny tlak. Uvoľnenie tohto tlaku môže uľahčiť ponorenie sa do práce a vyhnúť sa otáľaniu, ktoré ešte viac poškodzuje vašu vlastnú hodnotu.
Všetci sme sa zaoberali odkladaním dôležitých úloh a či už je to príležitostný problém alebo pretrvávajúci problém, dúfajme, že vám týchto 10 tipov, ako zabrániť otáľaniu v práci, pomôže pri návrate späť.
Aké techniky vám pomohli prestať odkladať? Pripojte sa k diskusii nižšie a dajte nám vedieť!
