Pravda je, že nie je také ťažké rozvíjať túto prenosnú zručnosť, a keď ju zvládnete, budete schopní prekonať aj tie najnáročnejšie časy a stať sa v tomto procese efektívnejšími.
Všetko, čo musíte urobiť, je urobiť pár vylepšení oproti bežnému plánu a uviedli sme kroky, ktoré musíte vykonať, aby ste dosiahli svoj cieľ lepšej organizácie.
1. Vytvorte plán
Bez adekvátneho plánovania budú niektoré detaily prasknúť. Takže bez ohľadu na to, na čom pracujete, je dôležité tráviť čas zisťovaním, aké nástroje a zdroje sú potrebné, koľko času je potrebné na vykonanie úlohy a aká je správna stratégia, ktorá sa má dodržať.
To platí aj pre vaše kariérne ciele. Povedzme napríklad, že chcete propagáciu do konca roka. Aby sa to stalo, musíte dokázať, prečo si to zaslúžite a že máte všetky potrebné profesionálne zručnosti - tak si stanovte niekoľko dosiahnuteľných cieľov, na ktorých sa budete snažiť pracovať a udržať si motiváciu počas celého roka.
2. Vytvorte zoznam úloh
Denne si vytvorte nový zoznam úloh so všetkými vecami, ktoré musíte urobiť pre tento deň (aj keď je to niečo jednoduché, ako je napríklad registrácia alebo nakupovanie potravín). Tým nezabudnete na nič a budete sa tiež cítiť produktívnejší, keď začiarknete úlohy, ktoré dokončíte.
Ak chcete veci posunúť na ďalšiu úroveň, uprednostnite položky vo svojom zozname od vysokej po nízku prioritu. Môžete to urobiť farebným alebo číslovaním položiek, aby ste vedeli, ktoré z nich musíte vyplniť ako prvé. V tejto poznámke je niekedy ľahšie pripraviť svoj zoznam na konci dňa na nasledujúci deň - takto sa budete môcť hneď po prebudení dostať priamo do práce.
3. Robte si poznámky na stretnutiach
Ak sa ocitnete na inom nudnom pracovnom stretnutí, možno si myslíte, že nemusíte robiť žiadne poznámky a že si jednoducho zapamätáte všetko, o čom sa diskutuje. Ale buďme úprimní: akonáhle opustíte miestnosť, okamžite zabudnete, čo malo za cieľ začať stretnutie.
Zaznamenávanie poznámok vám v dlhodobom horizonte pomôže, najmä ak vám šéf poradí s pokynmi na dokončenie konkrétneho projektu. Týmto spôsobom ich nebudete musieť obťažovať otázkami (ktoré sa už pravdepodobne na stretnutí už riešili) a budete môcť efektívne ukázať, ako ste organizovaný a aktívny.
4. Použite denník
Ročný denník alebo kalendár vám môže skutočne pomôcť spojiť svoje myšlienky a zorganizovať sa. Používa sa na plánovanie schôdzok, prípravu týždenného jedla a zapisovanie všetkých vašich úloh a priraďovanie časov každej udalosti, aby ste si zabezpečili čo najlepší deň. Je však pravdepodobné, že váš deň nepôjde presne tak, ako sa plánovalo (napríklad by sa mohla objaviť zmena na poslednú chvíľu, ktorá bude potrebovať vašu naliehavú pozornosť), takže v prípade mimoriadnych udalostí nechajte určitý čas.
5. Znížte mozog
Nie je žiadnym tajomstvom, že stres na pracovisku vám zabráni v práci. Nakoniec zbytočne zbytočne strácate čas staraním sa o veci. To je dôvod, prečo je dôležité, aby ste znechutili svoj mozog a prevzali jednu úlohu naraz - a nesnažili sa naraz naraziť na viac vecí a dosiahnuť príliš veľa.
Môžete tiež skúsiť ráno meditovať, aby ste sa zbavili stresu a negatívnych myšlienok. Nedávna štúdia o vplyve všímavosti a stresu na pracovisku v skutočnosti zistila, že po siedmich týždňoch meditácie účastníci preukázali zvýšené zvýšenie povedomia.
6. Investujte do úložných priečinkov
Je úžasné, aký vplyv môže mať niekoľko kusov písacích potrieb na vašu psychiku a celkovú organizáciu. Či už je to pre váš dom, učebňu alebo kanceláriu, investovanie do niektorých zásobníkov, priečinkov a zásobníkov na oddelenie vašich vecí vás okamžite bude cítiť lepšie.
7. Označte svoje dokumenty
Aký má zmysel mať nové a lesklé súbory, ak nevieš, čo v nich je? Ak chcete skutočne ťažiť z výhod vášho novo organizovaného pracovného stola alebo šatníkov, pomocou štítkov identifikujte, čo je v každom zo zásobníkov. Týmto spôsobom ušetríte čas preosievaním hromádami šrotu alebo škatúľ oblečenia, aby ste našli potrebné veci.
8. Majte hromadu úloh a hotových úloh
Ak máte čo do činenia s rôznymi úlohami naraz, môže byť neuveriteľne užitočné ponechať si dva samostatné zásobníky (jeden pre úlohy, ktoré je potrebné urobiť a druhý pre úlohy, ktoré už boli dokončené). V priehradke úloh môžete dokonca oddeliť úlohy pomocou priehľadných hárkov, aby ste vedeli, koľko zostane potrebných na vykonanie akcie.
9. Vytvorte si vlastný informačný systém
Dobrý osobný registračný systém je nevyhnutný pre každého profesionála. Môžete napríklad vytvárať súbory s podpriečinkami a oddeliť svoje dokumenty podľa kategórie: faktúry, príjmové doklady, doklady lekára, zmluvy, projekty atď. V závislosti od vášho životného štýlu budete mať svoj preferovaný spôsob, či už v papierovej forme alebo podľa pomocou elektronických zariadení.
10. Usporiadajte pracovnú plochu
Ak ste vinní z toho, že máte chaotický desktop, je čas sa radiť. Uvoľnené dokumenty začnite presúvať do kategorizovaných priečinkov. Môžete dokonca zariadiť systém na zdieľanom serveri. Napríklad, ak existuje príručka, ktorú všetci vaši kolegovia alebo spolužiaci sledujú, ale súbory sa ukladajú všade, môžete ich usporiadať do jedného elegantného priečinka, ktorý ľahko nájde každý.
11. Vyhodiť nepotrebné položky
Všetci sme vinní z hromadenia vecí, ktoré nepotrebujeme, či už ide o prázdnu dezodorantnú fľašu na zadnej strane nášho ťahu alebo výtlačkov z dvoch rokov.
Je čas zbaviť sa všetkého zbytočného odpadu a mať čistší pracovný priestor alebo domov. Každý piatok sa na konci dňa alokujte na konci dňa pol hodiny, aby ste vyhodili nepotrebné veci a usporiadali sa, takže ste pripravení začať znova do času, keď sa pondelok vráti.
12. Použite technické nástroje
V dnešnom digitálnom veku sú tisíce aplikácií navrhnutých tak, aby nám pomohli zostať sústredení a usporiadaní. Ak dávate prednosť použitiu technologických zariadení, môžete využiť niekoľko aplikácií, ktoré vám pomôžu zostať na správnej ceste. Niektoré skvelé odporúčania zahŕňajú Evernote pre vaše zoznamy úloh, Beep Me pre nastavenie pripomenutia (iba pre iOS), TripIt pre prípravu cesty a Last Time pre sledovanie všetkých vašich úloh.
13. Spravujte svoj čas
Byť schopný efektívne riadiť svoj čas je jednou z najužitočnejších zručností, ktoré v živote môžete mať. Ak si dáte určitý čas na splnenie jednej z vašich povinností, budete môcť zredukovať všetky nepotrebné hodiny svojho dňa.
Takže namiesto toho, aby ste sa sťažovali na „nedostatok hodín denne“, budete teraz môcť tieto hodiny využívať rozumne a zabezpečiť, aby ste dokončili, ak nie všetko, väčšinu toho, čo ste si stanovili.
14. Buďte skorým vtákom
Pravdepodobne dosiahnete viac zo svojho dňa, ak sa zobudíte skoro. Takže namiesto toho, aby ste sa museli vysťahovať z postele o 8:30 ráno, keď musíte byť v kancelárii alebo učebni o 9:00, prečo sa neprebudiť o niečo skôr? Budete mať možnosť získať dobré raňajky a možno dokonca vytlačiť rýchle cvičenie. Nielen to zaistí, že ste hore a plný energie, ale tiež vás pripraví na nasledujúci deň.
15. Naučte sa delegovať
Schopnosť dobre delegovať je získaná zručnosť, ktorú mnohým odborníkom chýba. Mali by ste zistiť, aké zručnosti majú vaši súčasníci a ako ich možno použiť na dosiahnutie najlepších výsledkov pre celý tím. Pamätajte: Aj keď možno budete chcieť robiť všetko sami, nebude to produktívne. Niekto z vášho tímu môže mať v skutočnosti lepšie skúsenosti s riešením určitých úloh, takže sa nemusíte sústrediť na iné dôležité záležitosti.
Aké sú vaše obľúbené tipy a triky na organizovanie? Pripojte sa k konverzácii nižšie a dajte nám vedieť ...
