Nemusí to však byť - a nemalo by -. Ak sa stretnutia uskutočnia správne, stretnutia môžu byť skutočne veľmi účinným nástrojom. Kľúčom je, aby boli nielen únosné, ale aj skutočne produktívne - a aby sa nestrácala doba, ktorú každý trávi mimo svojich stolov.
Ako sa to dá dosiahnuť? No, s určitým predchádzajúcim plánovaním a vlastným nádychom zdravého rozumu. Tu je niekoľko nápadov na stretnutie tímov, ako z vášho tímu vyťažiť maximum.
1. Zabezpečte, aby bolo stretnutie skutočne nevyhnutné
Vo väčšine prípadov je transparentnosť v rámci celej organizácie dobrá. Malo by sa samozrejme podporovať informovanie zamestnancov o väčšom obraze. Vyžadujú si však aktualizácie spoločnosti od každého nástroje na znižovanie nákladov na hodinu alebo ich môžu distribuovať prostredníctvom e-mailu? Alebo, ak používate nástroje na spoluprácu, kde každý môže vidieť individuálny pokrok v konkrétnom projekte, naozaj potrebujete usporiadať stretnutie s cieľom požiadať ľudí o aktualizáciu stavu?
Môže to znieť ako zdravý rozum, ale tímy stále strácajú drahocenný čas pokrývaním tém, ktoré nemusia byť prediskutované. To vytvára negatívny postoj k zhromaždeniam a pracovníci ho môžu začať vnímať skôr ako prácu ako na pracovisku. Namiesto toho skúste zvolať stretnutia iba vtedy, keď chcete niečo posunúť vpred alebo tam, kde je potrebné povedať niečo dôležité, namiesto toho, aby ste prekonali rovnaké unavené miesto. Pamätajte si, že mať schôdzky nie je zlá vec, ale mať ich príliš veľa.
2. Začnite stretnutia s treskom
Keď ste všetci vkĺzli do miestnosti a sedeli si, je pravdepodobné, že na stretnutie nie je nikto duševne pripravený. Väčšina ľudí bude pravdepodobne stále premýšľať o úlohe, ktorú im práve vzali, zatiaľ čo ostatní jednoducho dúfajú, že nasledujúcich pár hodín nebude príliš bolestivých.
Preto je dôležité rýchlo upútať pozornosť ľudí a sústrediť svoju myseľ. Pravdepodobne sa vám to nepodarí spustiť podrobnou mikroanalýzou najnovších štvrťročných projekcií spoločnosti Marketing, takže namiesto toho vyskúšajte krátky kvíz alebo spravodajcu. Uvoľní ľudí a nasmeruje ich myseľ z práce a zapojí ich do celkového procesu. Prípadne si zahrajte zábavné video alebo povedzte zaujímavý príbeh - všetko, čo osvieži a povzbudí váš tím.
3. Majte smer
„Mať program“ je pravdepodobne najpoužívanejšou inštrukciou v knihe pravidiel stretnutia tímov - niektorí ju posväcujú a iní ju zosmiešňujú - ale berie to do úvahy. Napokon je veľmi ťažké dosiahnuť ciele vášho stretnutia, ak neviete, aké sú tieto ciele.
Kľúčom je jasne vedieť, čo sa chcete stať a zostať na tomto kurze; mantra, ktorá môže znieť rozumne, ale prehliada tendenciu takmer akéhokoľvek stretnutia beznádejne unášať mimo zjazdovku. V boji proti tomu - alebo aspoň proti nemu - je vhodné vymenovať niekoho (buď seba alebo kolegu), ktorý bude pôsobiť ako strážca hodiniek a udržať veci v správnom smere.
To však neznamená, že by ste mali vypnúť alebo ignorovať všetky dobré body len preto, že nesúvisia. Ak niekto vznesie problém, ktorý stojí za to diskutovať ďalej, ale nezhoduje sa s cieľmi, ktoré ste si stanovili, zaznamenajte ho do zápisnice na nasledujúcom stretnutí.
4. Prestávky
V prípade kratších stretnutí to nemusí platiť, ale na všetko, čo siaha do hodiny plus, je dôležité zabezpečiť, aby každý v miestnosti mohol mať aspoň jednu krátku prestávku. Môže byť ťažké sústrediť sa na toaletu alebo zúfalstvo na cigaretu a nemá zmysel skúšať nápady s ľuďmi, keď nie sú fyzicky v poriadku.
Je tiež ťažké prevziať veľké množstvo informácií a ponúknuť zmysluplné príspevky, keď ste boli priamo pri tom 40 minút; dokonca aj pár minút na krátky úsek nôh môže ľudí oživiť a dať ich mozgu šancu pozrieť sa na veci inak.
5. Zapojte VŠETKY svoj tím
Jedným z dôvodov, prečo môžu stretnutia niekedy klesnúť, je to, že vždy rovnaké hlasy dominujú každý týždeň. Okrem toho, že to spôsobuje vypínanie ostatných, to tiež znamená, že sa nevyužíva celý potenciál tímu. Napríklad jeden z vašich tichších, introvertnejších členov tímu môže mať perfektné riešenie konkrétneho problému, ale nemusí sa cítiť pohodlne hovoriť a zdieľať ho.
To je miesto, kde záťaž leží na tom, kto má na starosti stretnutie, aby zapojil každého člena tímu a prinútil ich, aby prispeli - bez ohľadu na to, či sú ich návrhy dobré alebo zlé. Či už to znamená chodiť po miestnosti a jednoducho sa pýtať ľudí priamo, alebo niečo neobvyklejšie, ako je napríklad hádzanie plyšovej hračky, dôležité je, že okolo sa vznášajú rôzne myšlienky a sú počuť.
6. Uistite sa, že každý má šancu sa pripraviť
Problém s brainstormingom je v tom, že povedať skupine ľudí, aby boli kreatívni, je často najjednoduchší spôsob, ako zabiť akýkoľvek kúsok inovácií. Namiesto toho, aby ste ľudí dávali na miesto, plánujte dopredu. Akonáhle si rezervujete konferenčnú miestnosť, dajte členom tímu čo najviac oznámenia, aby prišli s aspoň jedným riešením konkrétneho problému sami a potom sa počas stretnutia zamerajte na skutočne výber toho najlepšieho.
Ľudia s väčšou pravdepodobnosťou prídu s lepšími nápadmi, keď dostanú priestor a čas. Namiesto toho, aby si spolu sedeli v miestnosti, ktorá sa snaží spojiť prvý plán, ktorý príde na myseľ, môže skupine venovať čas diskutovať a analyzovať aký by bol najlepší postup.
7. Zmeňte nastavenie teraz a potom
Pamätáte si, keď ste boli v škole za slnečného dňa a učiteľ by niekedy chodil do triedy von, namiesto toho, aby prinútil každého, aby sa zdržal nešťastne doma? Tento prístup môžete prijať aj na schôdzky. V skutočnosti je relaxácia v parku kúpanom na slnku omnoho väčšia pravdepodobnosť, že upúta všetky kreatívne iskry, než keď sa schúti v malej bočnej miestnosti, ktorá žiarlivo pozerá z okna.
To samozrejme nie je vždy praktické - najmä ak sú členovia tímu pripojení vzdialene, napríklad prostredníctvom služby Hangouts. Princíp je však rovnaký. Diskusia o stratégiách počas obeda v Nando's môže byť trochu klišé, ale aspoň je iný názor - a WiFi je zadarmo!
Stretnutia sú skvelým spôsobom spolupráce pri riešení problémov a problémov, ako aj zaistenia toho, aby boli všetci na tej istej stránke a ťahali správnym smerom. Často vás však môžu odradiť od dôležitejších záležitostí a cítiť sa ako strata času - najmä keď Roger z účtov používa týždenné výtržnosti týkajúce sa použitia jeho hrnčeka.
Namiesto toho môžete podľa vyššie uvedeného sprievodcu popierať veľa toho, čo ľudí obracia o stretnutiach v polovici popoludní, a sústrediť sa na zabezpečenie toho, aby čas, ktorý spolu strávite v tíme, bol rovnako produktívny, užitočný a úspešný, ako boli stretnutia pôvodne určené byť.
Máte nejaké ďalšie tipy na zabezpečenie hladkého priebehu stretnutí? Dajte nám vedieť v komentároch nižšie ...
