Ako sa moderné pracovisko neustále vyvíja, aj krehké umenie riadenia projektov. Preč sú dni presunu poznámok po tabuli cez biele tabule; podniky teraz hľadajú najúčinnejšie a nákladovo najefektívnejšie nástroje, pretože sa snažia zefektívniť svoj pracovný postup a vyťažiť z toho menej.
Softvér na riadenie projektov začiarkava všetky tieto políčka. Bez ohľadu na podnikanie alebo širší priemysel sa dá ľahko prispôsobiť a vylepšiť tak, aby vyhovoval požiadavkám akejkoľvek organizácie. Niektoré tímy samozrejme môžu váhať. Odolnosť voči zmenám je ľudská povaha, a keď na výsledku pripadajú ziskové rozpätia, podniky s väčšou pravdepodobnosťou spochybňujú, prečo by mali používať konkrétny nástroj.
Mnoho obáv z používania špecializovaného softvéru by však tieto obavy malo zmierniť. V tomto článku sa pozrieme na niektoré z týchto výhod a diskutujeme o pozitívnych účinkoch, ktoré môžu mať na vaše podnikanie. Pokiaľ teda nemáte nadbytočné množstvo poznámok zaplavujúcich sklad, čítajte ďalej ...
1. Ľahšia spolupráca
Mnoho úloh prekrýva hranice rezortu a lokality a niekedy môže byť pre každého člena tímu ťažké vedieť, čo sa deje mimo ich bezprostredného kruhu. Našťastie nástroj na riadenie projektov tento problém priamo vylučuje; Napríklad Wrike poskytuje stream živých aktivít, ktorý umožňuje ostatným členom tímu vedieť, na čom pracujete, zatiaľ čo pre akékoľvek nepríjemné otázky je k dispozícii aj funkcia okamžitých správ.
Výsledkom je, že rýchly a real-time charakter softvérovej služby umožňuje tímom hladko spolupracovať a vyhnúť sa akýmkoľvek možným problémom s komunikáciou. Môže tiež zastaviť tých, ktorí rozčuľujú „aktualizované“ stretnutia, aby získali pokrok všetkých; obzvlášť užitočná výhoda, keď čas - a trpezlivosť - sú na vysokej úrovni.
2. Lepšie plánovanie
Sledovanie míľnikov v projekte môže byť zložité, najmä preto, že každý člen tímu musí vedieť, čo treba dokončiť a kedy. Na boj proti tomu môže softvér na spoluprácu využívať jasné a ľahko sledovateľné Ganttovy mapy časovej osi projektu, ktoré potom môžu byť neustále aktualizované. Toto je veľmi užitočné, keď sa veci nevyhnutne menia v okamihu oznámenia a zdroje sa musia presunúť.
Virtuálnym manažérom tiež umožňuje implementovať pokyny jasným a prístupným spôsobom, vizuálne zobrazovať jednotlivé úlohy a všetkým kliknutím na tlačidlo informovať o tom, kde sú. To zaisťuje, že v rámci všeobecného chaosu rušného projektu nemožno zlú organizáciu použiť ako ospravedlnenie chýbajúceho termínu.
3. Lepšia komunikácia s klientmi
Všetci sme tam boli: 10:00 konferenčný hovor s klientom, ktorý sa v skutočnosti začína o 10.15 kvôli nedostatku dostupných miestností (nasledovalo ďalšie 15-minútové oneskorenie, pretože klient dostal nesprávny dial-in). Okrem toho, že pôsobíte menej profesionálne, je to tiež neefektívny a časovo náročný proces.
Pri online softvéri typu cloud sa táto sága nemusí stať. Klienti môžu pristupovať k vašej úlohe a ľahko sledovať váš pokrok; potom môžu poskytnúť spätnú väzbu a vykonať úpravy v príslušných oblastiach - všetko, čo požadujú, je heslo a užívateľské meno. Vo veľkej schéme vecí to vedie k oveľa efektívnejšiemu využitiu vášho a času klienta.
4. Ľahšie delegujte úlohy
Pre manažérov môže byť veľmi náročné zdĺhavé odovzdávanie úloh jednotlivcom, najmä na veľkých projektoch, ktoré zahŕňajú iné oddelenia a miesta. Namiesto stručného informovania každej osoby o úlohe je možné namiesto toho úlohu jednoducho vložiť do časového plánu projektu a priradiť príslušnému členovi tímu spolu s dôkladnými pokynmi.
Tým sa uľahčí život celému tímu, ktorý môže jednoducho skontrolovať softvér a zistiť, čo majú robiť a kedy to musí urobiť - efektívne a časovo úsporné víťazstvo pre všetkých.
5. Správa rozpočtu
Je to ďalší bonus flexibilného a viacúčelového softvérového systému, najmä pre manažérov, ktorí musia dohliadať na náklady na projekt a zabezpečiť, aby sa točil mimo kontroly. Tým, že majú skutočné kvantifikovateľné dôkazy o tom, ktorý zamestnanec urobil čo a za koľko hodín, tí, ktorí majú kontrolu nad rozpočtom, môžu vidieť náklady v reálnom čase a zistiť, kde sa míňa príliš veľa peňazí.
To zase môže informovať o postupe pri rozhodovaní, čo umožňuje manažérom vyladiť podľa potreby alebo prideliť hodiny inak. Dôležitosť fiškálnej zodpovednosti sa môže často prehliadnuť, keď sa dôraz zameriava na samotný projekt, a to je jedna z jemnejších výhod používania spoľahlivého nástroja riadenia projektu.
6. Zdieľanie dokumentov a prístup
Jednou z pridaných výhod centralizácie všetkého na jednom mieste je vyššia kontrola používateľov nad dokumentmi. Okrem skutočnosti, že nemôžu byť stratené alebo nesprávne umiestnené, systém tiež umožňuje používateľom sledovať akékoľvek zmeny alebo podania, čo vedie k väčšej zodpovednosti a transparentnosti nad tým, kto zmenil to, čo v konkrétnom dokumente.
Je to tiež praktické, pretože členovia tímu môžu ľahko nájsť dokumenty bez toho, aby museli prechádzať cez zdieľané jednotky alebo požadovať odkazy. Toto je obzvlášť výhodné, keď používateľ čaká na aktualizovanú verziu súboru alebo ak sa ocitnete v stretnutí s klientom na poslednú chvíľu a potrebujete rýchly prístup.
predplatiť
Prihláste sa k odberu noviniek a získajte úžasný obsah a získajte 20% zľavu z našej kariéry!
predplatiť7. Štandardizované procesy
Ako už bolo spomenuté, jednou z hlavných výhod softvéru na riadenie projektov je to, že dostane každého na rovnakú stránku. Platí to aj pre vaše procesy, pretože od všetkých sa vyžaduje, aby poskytovali rovnaké informácie a pri vytváraní a úprave dokumentov používali rovnaké šablóny.
Aj keď to môže znieť povrchne, je dôležité všetko štandardizovať a zabezpečiť, aby každý dokument mal rovnaký vzhľad a dojem. Okrem toho, že sa zdá, že je profesionálnejší, prispieva tiež k vytváraniu konzistentnosti a jednoty vo všetkých smeroch, pretože všetci pracujú rovnako.
8. Integrujte nových členov tímu
Prevedenie niekoho na projekt v polovici obdobia môže byť skľučujúcou skúsenosťou pre obe strany, pretože množstvo informácií a kontextu je potrebné vysvetliť a naučiť sa vo veľmi krátkom čase. S ľahko použiteľným nástrojom môžu akékoľvek nové prírastky do tímu zreteľne skontrolovať priebeh projektu od začiatku, ako aj akékoľvek zmeny smeru pozdĺž cesty. To znamená, že sa môžu bez problémov zapojiť do tímu, čo si vyžaduje minimálnu integráciu a sú schopní okamžite priniesť efektívny príspevok.
9. Vzdialená práca
Mnoho špičkových spoločností teraz ponúka flexibilnú prácu na diaľku; kolaboratívny softvér umožňuje zamestnancom to robiť efektívne, bez toho, aby sa museli oddeliť od tímu.
Dôvodom je skutočnosť, že projektoví manažéri si môžu byť istí, že úlohy sa stále vykonávajú bez toho, aby museli fyzicky skontrolovať, zatiaľ čo používatelia doma majú všetky prostriedky, ktoré potrebujú, na dosah ruky; Všetko, čo sa vyžaduje, je spoľahlivé pripojenie k internetu. Na pracovisku, ktoré je čoraz progresívnejšie a je otvorené zmenám, sa tento spôsob práce v blízkej budúcnosti stane bežnejším - tento softvér sa stane jeho jadrom.
Ako vidíte, výhody používania nástrojov na riadenie projektov sú nesporné. Ak sa stretneme s komplexnými úlohami, ktoré sa skladajú z veľkej, často rozptýlenej pracovnej sily, bezprostredným problémom je spôsob, ako riešiť organizáciu, delegovanie a komunikáciu. Synergický softvér tieto problémy ľahko rieši.
Starostlivosť o logistiku umožňuje manažérom zamerať sa na skutočné vedenie projektu, zatiaľ čo pracovníci presne vedia, čo majú robiť a kedy; v dôsledku toho sa tento proces stáva bez námahy a pozitívny konečný výsledok sa môže dodať k spokojnosti všetkých strán.
Prostredníctvom svojho softvéru na svetovej úrovni spoločnosť Wrike splnomocnila niektoré z najznámejších spoločností na svete a naďalej vytvára inovatívne riešenia. Od plánovania až po dodávku, ich nástroj umožňuje obchodným tímom dosiahnuť ciele projektu pomocou ľahko použiteľného a logického rozhrania; ich najmodernejší softvér teraz používa viac ako 15 000 organizácií na celom svete.
