Ako sa stať manažérom kancelárie

V posledných rokoch rastie požiadavka na manažérov kancelárií, pričom veľké podniky potrebujú vysokokvalifikovaného jednotlivca, aby sa postarali o produktivitu a každodenné povinnosti kancelárie. Táto kariérna cesta si vyžaduje jednotlivca s veľkou pozornosťou na detail, organizačnými schopnosťami a čo je najdôležitejšie, osobnosťou, vďaka ktorej bude niekto vítaný.

Ak to znie, ako keby ste boli radi, že ste v akejkoľvek situácii, pokračujte v čítaní nižšie, aby ste zistili, čo táto rola v skutočnosti znamená a ako si môžete vytvoriť ideálny životopis manažéra kancelárie.

1. Preskúmajte profesiu

Ak chcete vykonávať povolanie v tejto profesii, je dôležité zistiť, aké budú vaše povinnosti a aký druh pracovného prostredia sa ocitnete, ako aj či máte, čo to znamená

Popis práce

Povinnosti vedúceho kancelárie sa značne líšia, ale majú predovšetkým na starosti organizáciu a dohľad nad prácou zamestnancov úradu. Zabezpečujú hladký chod všetkého vrátane čistoty zariadení, úrovne zásob kancelárskych zásob a plánovania predajných akcií a výročných stretnutí.

Medzi mnohými ďalšími úlohami sú správcovia kancelárií vo všeobecnosti zodpovední za:

  • Organizácia a údržba firemných kalendárov, ktoré budú zahŕňať plánovanie stretnutí zamestnancov na výkonnej úrovni, ako aj kalendárne podujatia pre celú kanceláriu.
  • Zabezpečovanie a správa korešpondencie v kancelárii a mimo nej, vrátane pošty a dôležitých balíkov. Zahŕňa to aj riešenie chýbajúcich balíkov alebo sťažností v mene zamestnancov kancelárie.
  • Koordinácia opatrení týkajúcich sa dopravy a ubytovania obchodných manažérov pre všetky pracovné cesty.
  • Udržiavanie zásob kancelárskych potrieb a vybavenia kancelárie.
  • Dohliadanie a monitorovanie práce administratívneho tímu vrátane tajomníkov a administratívnych pracovníkov. V prípade potreby ponúka vedenie a delegovanie úloh.
  • Spravujte rozpočty na nákup kancelárií, zapuzdrujte všetko od stacionárnych, cez kávu a čaj, po údržbu a výdavky na IT.
  • Pomoc pri príprave a realizácii zasadnutí správnej rady, vrátane zostavovania a rozdeľovania programov, ako aj vyhotovovanie zápisníc.
  • Spravovanie papierového a online registračného systému na zabezpečenie správneho uloženia všetkých dokumentov.
  • Vývoj postupov a zavádzanie nových systémov, ktoré musia dodržiavať všetci zamestnanci.
  • Pomáhať novým zamestnancom usadiť sa a vykonať časť úvodnej práce tým, že im poskytnú vybavenie, ktoré potrebujú na výkon svojej práce.
  • Zabezpečovanie pravidelných skúšok elektrických zariadení.
  • Koordinačné a plánovacie udalosti pre celú spoločnosť, ako sú vianočné večierky, výročné plesy atď
  • Príprava prezentácií alebo listov pre manažérov a vedúcich pracovníkov spoločnosti.

Základné zručnosti a vlastnosti

Aby ste boli úspešným kancelárskym manažérom, musíte mať určité zručnosti a vlastnosti. Zvyčajne zahŕňajú:

  • Komunikačné zručnosti: keďže budete rokovať s veľkým počtom ľudí od spolupracovníkov po vrcholový manažment, klientov a dodávateľov, budete musieť byť schopní medzi nimi efektívne komunikovať.
  • Venujte pozornosť detailom: mali by ste byť schopní analyzovať všetko a ubezpečiť sa, že nevykonávajú nedbanlivé chyby. Pri práci na dôležitých správach a dokumentoch je kľúčová pozornosť venovaná detailom.
  • Vodcovské zručnosti: keďže budete mať na starosti koordináciu administratívneho tímu, budete potrebovať kľúčové vodcovské zručnosti na delegovanie a riadenie.
  • Analytické zručnosti: budete mať na starosti rozpočty a údržbu, čo znamená, že by ste mali byť schopní posúdiť, kde spoločnosť prevyšuje výdavky a čo môžete urobiť, aby ste znížili náklady a ušetrili peniaze.
  • Organizačné zručnosti: budete musieť prejsť od mnohých rôznych úloh a mali by ste byť schopní udržať všetko v poriadku, zatiaľ čo pri viacerých úlohách.
  • Zručnosti v oblasti IT: budete musieť mať veľké znalosti a prax pri používaní balíka Microsoft Office Suite a Outlook.
  • Interpersonálne zručnosti: vedúci kancelárie by mal mať schopnosť bez námahy konverzovať medzi ľuďmi zo všetkých spoločenských vrstiev, musí byť prístupný a priateľský.
  • Zručnosti v oblasti riadenia času: ako manažér kancelárie nebudete spravovať len svoj vlastný rozvrh, ale aj ostatných zamestnancov, a preto potrebujete skvelý časový manažment. Mali by ste byť schopní pracovať podľa svojho denného rozvrhu a nechať svoje úlohy splniť včas.
  • Zručnosti týkajúce sa riešenia problémov: keďže ste zodpovední za zabezpečenie plynulého chodu kancelárie, musíte byť schopní premýšľať nad svojimi nohami a hľadať riešenia - rýchlo!

Pracovná doba a podmienky

Ak hľadáte set 9-5 hodín, táto profesia na recepcii je pre vás ideálna! Zvyčajne pracujete 35 - 40 hodín týždenne, vrátane hodinovej prestávky na obed. Môže sa stať, že budete musieť urobiť nadčas, ale záleží to na organizácii, pre ktorú budete pracovať. V prípade núdzovej situácie na poslednú chvíľu je dôležité zostať flexibilný, za ktorú budete zodpovední. Koniec koncov - ste v kancelárii osobou, ktorá vás navštívi!

Vyhliadky na platy

Tak ako pri každej inej pracovnej pozícii, plat sa bude v jednotlivých spoločnostiach líšiť v závislosti od predchádzajúcich skúseností, kvalifikácie a umiestnenia. Priemerná mzda podľa spoločnosti PayScale je však v USA 46 156 dolárov a 24 327 GBP vo Veľkej Británii. Akonáhle budete mať viac skúseností v pracovnej pozícii, budete mať, samozrejme, priestor na postup a budete očakávať medziročné zvýšenie miezd.

2. Získajte kvalifikácie

Ak chcete pracovať na pozícii vedúceho kancelárie, budete potrebovať aspoň stredoškolský diplom vrátane maturitného stupňa z matematiky, angličtiny a podnikania. Vo všeobecnosti sa odporúča získať bakalársky titul alebo ekvivalent v odbore podnikové štúdie, obchodná správa, účtovníctvo alebo riadenie ľudských zdrojov, ktorý poskytne jasný obraz o tom, ako bude organizácia fungovať ako celok.

Prípadne môžete vyplniť certifikáty riadenia; Medzinárodná asociácia správy zariadení ponúka CFM (certifikovaný správca zariadení) pre tých, ktorí sa chcú stať správcami. Ak sa rozhodnete stať sa aktívnym členom, budete musieť každé tri roky zložiť skúšku a absolvovať vzdelávacie aktivity.

3. Priveďte svoje prvé zamestnanie

Bez niekoľkoročných skúseností v administratívnej úlohe pod pásom je veľmi nepravdepodobné, že by ste skočili priamo na pozíciu vedúceho kancelárie. Namiesto toho budete musieť mať preukázané skúsenosti s časovým manažmentom, vodcovskými schopnosťami a všeobecnými povinnosťami v kancelárii - všetky kľúčové komponenty ideálneho CV manažéra kancelárie.

Stáž by bola dobrým východiskovým bodom pre uchádzačov o zamestnanie, ktorí hľadajú miesto bez vysokoškolského vzdelania. To vám umožní získať praktické pracovné skúsenosti v kancelárskom prostredí a pravdepodobne to povedie k pracovnej pozícii na plný úväzok.

Prípadne môžete požiadať o role administratívneho asistenta, kde budete pomáhať vedúcemu kancelárie pri každodenných úlohách, ktoré vám umožnia vyliezť na kariérny rebrík vo vašej organizácii.

4. Rozviňte svoju kariéru

Ak sa chcete stať manažérom kancelárie, s najväčšou pravdepodobnosťou ste už predtým, ako postúpite na úroveň manažérov, získali niekoľko rokov skúseností vo svojom odbore.

Keď ste v tejto pozícii, stále existujú príležitosti na ďalší rast. Mohli by ste prevziať väčšiu zodpovednosť a riadiť väčší tím, ďalšiu kanceláriu alebo pracovať na vyššej úrovni. Napríklad môžete prejsť od správy obsahového tímu k celej marketingovej divízii.

Ak si myslíte, že máte to, čo je potrebné na efektívne riadenie tímu a skutočný prínos pre kanceláriu a procesy, potom je pre vás ideálna kariéra administratívneho manažéra. Uvidíte nielen fyzické výsledky vašej tvrdej práce, ale aj v tomto procese si vytvoríte významné vzťahy.

Ste administratívny asistent, ktorý sa chce stať vedúcim kancelárie? Ak áno, dajte nám vedieť, aké kroky podniknete na dosiahnutie vašich cieľov v nižšie uvedenej časti.

Zanechajte Svoj Komentár

Please enter your comment!
Please enter your name here