Až na to, že to tak nie je. V skutočnosti, so správnou prípravou a vedením je zaznamenávanie minút v skutočnosti relatívne jednoduchý postup a vytvorili sme rýchleho a praktického sprievodcu s podrobnejšími bodmi, ktoré to dokazujú.
Takže nabudúce, keď vás šéf nadviaže na povinnosti písania, zhlboka sa nadýchnite a neprepadajte panike; takto je možné efektívne a efektívne zaznamenávať zápisnice zo schôdzí.
1. Nechoďte slepí
Rovnako ako pri všetkých veciach je aj písanie minút ľahšie, ak ste sa vopred dôkladne pripravili. Ak vopred viete, kto sa zúčastní na schôdzi, aký bude program a úroveň podrobností, ktorá bude potrebná, pomôže vám to uľahčiť prácu.
Hneď ako vám bude táto povinnosť doručená, mali by ste so svojím šéfom stráviť päť minút, aby ste získali všetky tieto informácie, a až potom ich zdokumentujete. Zďaleka najrýchlejší a najúčinnejší spôsob, ako to dosiahnuť, je použitie šablóny zápisnice, praktický nástroj, ktorý zabezpečí, že nebudete strácať čas vytváraním formátu od nuly. Týmto spôsobom bude všetko, čo sa týka zapisovania poznámok, už usporiadané a pripravené na prácu.
Ak je vaša firma obzvlášť dôvtipná, môžete dokonca nahrať šablónový dokument do cloudu, čo účastníkom umožňuje pridať do zoznamu svoje vlastné meno a navrhnúť svoje vlastné témy agendy. Vaša organizácia však rád hrá veci, šablóna je flexibilný a jednoduchý spôsob, ako môžu všetci pracovať.
2. Vedieť, čo treba zdokumentovať
V mnohých prípadoch - najmä na podnikových stretnutiach na vysokej úrovni, na ktorých sa môžu vyskytovať hlasy alebo návrhy - zápisnica, ktorú urobíte, predstavuje oficiálny, právne prípustný dokument. Napríklad, ak správna rada rozhodne, potom - z dôvodu transparentnosti - je dôležité, aby tí, ktorí nie sú prítomní (ale majú oprávnený záujem o spoločnosť) vedeli, prečo sa takéto rozhodnutie prijalo.
Naopak, ak ide o jednoduché stretnutie tímov, ktoré je vo všeobecnosti neformálne, nemusíte byť tak prísni s podrobnosťami. Typický koncept bude v každom prípade obsahovať:
- dátum a čas stretnutia
- úplný zoznam účastníkov (ako aj pozvaných účastníkov, ktorí to nemohli urobiť, zvyčajne označovaných výrazom „ľutuje“)
- akékoľvek zmeny a doplnenia a opravy zápisníc z predchádzajúcej schôdze (ak sú uplatniteľné)
- zoznam vopred určených tém programu (ak sú uvedené) a krokov, ktoré je možné v týchto oblastiach podniknúť, vrátane toho, kto za ne bude zodpovedný
- akékoľvek výsledky hlasovania (vrátane hlasovacích lístkov) alebo podané alebo zamietnuté návrhy (znovu, ak sú uplatniteľné)
- akékoľvek nové záležitosti alebo problémy vznesené počas zasadnutia, ktoré neboli predmetom dohodnutého programu
- všetky podrobnosti o nasledujúcej schôdzi (napríklad dátum a miesto).
Ako bolo uvedené v predchádzajúcom príspevku, niekoľko z týchto odrážok môže byť dokončených pred začiatkom stretnutia, takže sa pokúste urobiť toľko práce, koľko len budete vedieť.
3. Zoberte si zápisnicu zo schôdze
Skutočne samotné zaznamenávanie zápisníc je väčšinou to, čo väčšinu ľudí desí; musíte pracovať rýchlo, efektívne as minimálnym narušením samotného stretnutia, čo je administratívna zručnosť, ktorá si môže vyžadovať určitý čas na zvládnutie.
Je však dôležité si uvedomiť, že poznámky, ktoré si urobíte počas prebiehajúcej schôdze, sú iba návrhom; budete mať možnosť ich upratať a neskôr ich vylepšiť. Preto, ak musíte použiť nejakú formu kryptickej skratky, aby ste všetko skrátili - alebo ak sa cítite pohodlnejšie pri písaní poznámok na prenosnom počítači alebo tablete - tak to urobte (uistite sa, že ich dokážete neskôr preložiť!)
Nižšie sú uvedené niektoré ďalšie kľúčové body, ktoré si treba zapamätať.
- Nepokúšajte sa napísať konverzáciu slovo za slovom; Nielenže je to prakticky nemožné, ale aj to je zbytočné (zatiaľ čo zápisnice sú právnym dokumentom, samotné zasadnutia nie sú súdnym konaním). Namiesto toho sa jednoducho pokúste zhrnúť rozhodnutia a akčné body.
- Aj keď nechcete prerušiť každých päť minút, vedzte, že je úplne v poriadku požiadať o objasnenie určitých bodov (ešte viac, ak ide o neformálne stretnutie).
- Ak skutočne zápasíte, prineste si záznamník hlasom alebo mobilným telefónom na zaznamenanie schôdzky (nie toľko na účely vytvorenia doslovného prepisu, ale na účely objasnenia neskôr). Ak to však urobíte, musíte na začiatku informovať všetkých v miestnosti, že sa konania zaznamenávajú.
4. Napíš to všetko hore
Ako je uvedené vyššie, poznámky, ktoré si urobíte počas stretnutia, sú určené len pre vás; potom im musíte dať lesk, aby boli pripravené na distribúciu.
Je to dobrý nápad urobiť to hneď po stretnutí, keď máte na mysli všetko čerstvé. Pamätajte, že zatiaľ čo všeobecnou myšlienkou je písať profesionálnym a korporátnym štýlom, najdôležitejšou vecou je to, že vaše znenie je jasné a nenecháva žiadny priestor na pochybnosti o tom, čo bolo rozhodnuté a aký je výsledný postup.
Pozrite si tieto užitočné tipy.
- Ak je to možné, nielen sa domnievajte, že „Rada má prijať opatrenia X“. Pokúste sa zahrnúť aj krátky odsek, ktorý stručne vysvetlí, prečo sa správna rada rozhodla uskutočniť túto akciu. Ak pred určitou akciou alebo návrhom predchádzala dlhá debata, skúste zahrnúť hlavné argumenty, ktoré predložili obe strany.
- Nezabudnite zaznamenať iba fakty - nie váš názor alebo subjektívny názor na ne. Píšte zrozumiteľne a zreteľne, bez odkazu na vaše osobné pozorovania.
- Nehovorte o ľuďoch podľa mena, s výnimkou prípadu, keď diskutujete o výsledkoch pohybov alebo sekúnd.
- Uistite sa, že ste počas celého času zostali v rovnakom čase (je bežné, že sa minúty prezentujú v minulom čase, ale je tiež prijateľné, aby boli napísané v súčasnosti). Neskúšajte sa tu zamieňať; len udržujte veci jednoduché.
- Zaistite, aby akékoľvek ďalšie externé dokumenty, na ktoré sa odkazuje, boli podľa možnosti priložené ako dodatok (a preto sa na ne odkazuje, ako napríklad „zmluvná dohoda (pozri dodatok B)“).
- Aj keď by to malo byť samozrejmé, uistite sa, že ste pred distribúciou každému v oddelení skontrolovali a skontrolovali hotový produkt.
5. Zaistite, aby všetci dostali kópiu
Ako určený prijímač minút vaše povinnosti nekončia; musíte tiež zabezpečiť, aby boli zápisnice ľahko a rýchlo prístupné tým, ktorí ich potrebujú, zvyčajne prostredníctvom interného intranetového systému vašej spoločnosti alebo e-mailového reťazca. Nechcete, aby sa už niečo neskôr zmenilo, preto sa ubezpečte, že ste zaviedli obmedzenia úprav alebo ešte lepšie ich odovzdali vo formáte PDF.
Ako už bolo uvedené, niekedy aj zápisnice z predchádzajúcej schôdze vyžadujú zmeny a doplnenia na začiatku nasledujúcej schôdze. Po ich vyhotovení je potrebné zápisnicu náležite archivovať pre budúce použitie (zvyčajne digitálne, ale niektoré spoločnosti si môžu tiež želať usporiadané papierové kópie). Údržba a aktualizácia týchto súborov nemusí byť zodpovednosťou (správca kancelárie to pravdepodobne zvládne), uistite sa však, že viete, ako svoje súbory odoslať rýchlo a správnym spôsobom.
A to je do značnej miery všetko. Ako vidíte, prijímanie minút je omnoho menej skľučujúcou vyhliadkou, než si mnohí uvedomujú; Vyžaduje si to len náležitú starostlivosť a predchádzajúce plánovanie vo vašom mene.
Pravdepodobne si vytvoríte svoj vlastný systém na rýchle prepínanie vecí, ale medzitým sa určite nemusíte obávať; postupujte podľa týchto tipov a ostatné prídu ľahko.
Máte nejaké ďalšie tipy na minútu? Dajte nám vedieť v časti s komentármi nižšie!
