Dajte dostatočné oznámenie
Podľa Kalifornskej univerzity môžete pokarhať delikventného zamestnanca tak, že zamestnancovi oznámite, že jeho výkon nespĺňa očakávané zložky. Toto pokarhanie môžete poskytnúť, ak pracovník po neformálnom dohľade nad supervíziou neprejaví zmenu, aby mu pomohol zlepšiť požadovaný výkon. Toto oznámenie môže neskôr slúžiť ako dokumentácia potrebná na prepustenie zamestnanca, ak si zamestnanec po vyčerpaní všetkých právnych krokov neponechá zamestnanie.
Zadajte postup činnosti
Odkazujte na poznámku ako na disciplinárnu poznámku, aby ste sa neskôr vyhli právnym problémom s odborovými zväzmi. Jasne uveďte dôvod napísania poznámky. Nezabudnite uviesť poznámky zamestnanca do poznámky, ale vyhnite sa zameraniu na jeho odpoveď. Namiesto toho sa v memorande zamerajte na preformulovanie politiky alebo postupu. Uvedením toho, čo od zamestnanca očakávate, sa vyhnete disciplinárnemu konaniu, ak pracovník dodržiava pravidlá. V mnohých situáciách by bolo nezákonné rozdávať disciplínu bez dodržiavania iných postupov alebo kanálov.
Zachovajte súkromie
S poznámkami zaobchádzajte ako s dôvernými vecami. Zaistite, aby ste ho poskytli iba príslušnému zamestnancovi. Ak je to možné, mali by ste tiež poskytnúť jeho kópiu zástupcom odborov a ďalšiu kópiu si ponechať v personálnom spise zamestnanca pre prípadné budúce použitie. Mali by ste sa však porozprávať s odborovými komisármi svojej operácie, či potrebujete viesť takéto rozhovory alebo stretnutia. Môžu požiadať o zákonné ustanovenie, ktoré umožní ich klientovi zošiť písomnú odpoveď na poznámku skôr, ako ju podáte.
Použite významné znenie
Vo svojej komunikácii využite výrazné znenie, ktoré odkazuje na pokarhanie alebo formálne písomné oznámenie. Uveďte, či obviňujete zamestnanca z nespôsobilosti, nespôsobilosti, pochybenia alebo zanedbania povinnosti. Toto sú všetky vážne frázy, ktoré môžete použiť počas úradného disciplinárneho konania, ak je vaše prepustenie zamestnanca napadnuté neskôr. Ak vaše oznámenie obsahuje veľa eufemizmov, možno budete musieť presvedčiť disciplinárnu komisiu, že trestný čin, ktorého sa zamestnanec dopustil, si vyžaduje prepustenie. Mali by ste uviesť chybu bez vynechania slov. Môžete uviesť, že by sa podnikli určité kroky, ak zamestnanec nedodrží pravidlá alebo dohodnutý postup.
Písanie poznámky vylučuje riziko občianskoprávneho konania a slúži ako pripomienka obom stranám k dohodnutým otázkam. V porovnaní s verbálnymi pokarhaniami môžu byť poznámky užitočné tam, kde sa vyžaduje dôkaz. Sú tiež formálnejším a štandardným spôsobom komunikácie v kancelárskom prostredí.
